Wer im Betrieb ChatGPT, Claude oder ein Marketing-Werkzeug mit eingebauter KI nutzt, bewegt sich in zwei getrennten Regelwerken. Die Datenschutz-Grundverordnung regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten, die KI-Verordnung der EU regelt das KI-System selbst. Beide werden häufig vermischt, und aus dieser Vermischung entstehen viele Fehlannahmen. Dieser Artikel ordnet ein, was für kleine und mittlere Unternehmen tatsächlich gilt, wenn KI DSGVO-konform eingesetzt werden soll, und was sich mit dem Digital Omnibus im Juni 2026 geändert hat. Die Einordnung stammt aus der Praxis der KI-Einführung und Schulung und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Bewertung des eigenen Falls ist anwaltliche Prüfung nötig.

Was der DSGVO-konforme Einsatz von KI konkret bedeutet

KI DSGVO-konform einzusetzen heißt, zwei Fragen getrennt zu beantworten: Was passiert mit personenbezogenen Daten, und welche Rolle hat der Betrieb gegenüber dem KI-System selbst.

Die Datenschutz-Grundverordnung interessiert sich nicht dafür, ob eine Verarbeitung mit KI oder mit einer Tabellenkalkulation stattfindet. Sie fragt nach Rechtsgrundlage, Zweck, Datenmenge und Empfängern. Wer einen Kundennamen in ein KI-Werkzeug eingibt, verarbeitet personenbezogene Daten, unabhängig davon, wie klug das Werkzeug ist.

Die KI-Verordnung, offiziell Verordnung (EU) 2024/1689 und im Sprachgebrauch meist EU AI Act genannt, setzt an anderer Stelle an. Sie ist ein Produktsicherheitsgesetz. Sie stuft KI-Systeme nach Risiko ein und knüpft daran gestaffelte Pflichten. Ob dabei personenbezogene Daten fließen, ist für die Einstufung zunächst zweitrangig.

Praktisch bedeutet das: Beide Regelwerke gelten nebeneinander, und ein Werkzeug kann datenschutzrechtlich sauber konfiguriert und trotzdem transparenzpflichtig sein.

Betreiber oder Anbieter: wo KMU in der KI-Verordnung stehen

Die Rolle entscheidet über den Pflichtenumfang, und sie wird häufig falsch eingeschätzt. Wer ein fertiges KI-System nutzt, ist Betreiber, nicht Anbieter.

Der Unterschied zwischen Anbieter und Betreiber

Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt und unter eigenem Namen auf den Markt bringt. Das sind OpenAI, Anthropic, Google oder ein Softwarehaus, das ein eigenes Modell in sein Produkt einbaut. Betreiber ist, wer ein solches System unter eigener Verantwortung nutzt. Eine Kanzlei, die Schriftsätze vorformulieren lässt, eine Praxis, die Rückrufe automatisiert, und eine Agentur, die Entwürfe erzeugen lässt, sind Betreiber.

Der Unterschied ist folgenreich. Konformitätsbewertung, technische Dokumentation, CE-Kennzeichnung und Registrierung in einer EU-Datenbank treffen Anbieter von Hochrisiko-Systemen. Wer zugekaufte Werkzeuge nutzt, hat mit diesem Pflichtenkatalog nichts zu tun. Betreiber von Hochrisiko-Systemen haben eigene, leichtere Pflichten nach Artikel 26 der KI-Verordnung: das System bestimmungsgemäß nutzen, die Aufsicht Personen mit der nötigen Kompetenz übertragen, den Betrieb überwachen und Vorfälle melden.

Die vier Risikoklassen

Die Verordnung kennt vier Stufen. Unannehmbares Risiko bedeutet Verbot, etwa bei Sozialbewertung durch Behörden. Hohes Risiko löst den vollen Pflichtenkatalog aus und betrifft Anwendungen wie Bewerberauswahl oder Bonitätsprüfung. Begrenztes Risiko zieht ausschließlich Transparenzpflichten nach sich. Minimales Risiko bringt keine spezifischen Pflichten mit.

Wo typische KMU landen

Sprachmodelle für Texte, Recherche und Auswertung fallen in aller Regel unter begrenztes oder minimales Risiko. Damit bleiben zwei Themen übrig, KI-Kompetenz und Transparenz, und beide sind mit überschaubarem Aufwand zu erfüllen. Vorsicht ist geboten, sobald KI in Personalauswahl, Kreditvergabe oder medizinische Diagnostik hineinreicht. Dort beginnt der Hochrisiko-Bereich, und dort gehört die Einstufung in anwaltliche Hände.

KI-Kompetenz nach Artikel 4: in Kraft seit Februar 2025, ohne Zertifikatspflicht

Artikel 4 der KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber, für ausreichende KI-Kompetenz der Menschen zu sorgen, die mit den Systemen arbeiten. Diese Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025, nicht erst ab August 2026.

Die Unterscheidung ist wichtig, weil im Markt mit einer Frist geworben wird, die es für Artikel 4 nie gab. Flyer und Anzeigen verbinden die Kompetenzpflicht mit dem 2. August 2026 und leiten daraus eine Kaufpflicht für Zertifikatskurse ab. Der Kern stimmt, das Datum gehört zu anderen Teilen der Verordnung, und die Schlussfolgerung trägt nicht.

Vorgeschrieben ist nämlich kein Format. Die Verordnung nennt weder Kursdauer noch Prüfung noch Anbieter, sondern verlangt ein Ergebnis: rollengerechtes Verständnis der eingesetzten Systeme. Eine offizielle Zertifizierungsstelle für KI-Kompetenz existiert nicht, ebenso wenig ein amtliches Register oder ein staatlich anerkanntes Siegel. Zertifikate von Anbietern sind selbst ausgestellt und rechtlich nicht mehr wert als eine dokumentierte interne Unterweisung. Und Artikel 99, der die bußgeldbewehrten Verstöße abschließend auflistet, führt Artikel 4 nicht auf.

In der Schulungspraxis trägt der Vergleich mit der Datenschutz- oder Arbeitssicherheitsunterweisung am weitesten: eine dokumentierte Schulung, ein Protokoll darüber, wer wann woran teilgenommen hat, und eine schriftliche Regel, welche Werkzeuge im Betrieb wofür genutzt werden dürfen. Das erfüllt die Pflicht und ist zugleich das, was im Alltag tatsächlich hilft.

Digital Omnibus: beschlossen, zum Stand Juli 2026 noch nicht in Kraft

Der Digital Omnibus verschiebt Teile der KI-Verordnung. Beschlossen ist er, in Kraft ist er zum Stand 26. Juli 2026 noch nicht.

Das Europäische Parlament hat den Text am 16. Juni 2026 angenommen, der Rat der EU hat am 29. Juni 2026 zugestimmt, unterzeichnet wurde der Rechtsakt am 8. Juli 2026. Was noch fehlt, ist die Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union, dem amtlichen Verkündungsorgan. Sie wird vor dem 30. Juli 2026 erwartet, das Inkrafttreten folgt drei Tage danach. Bis dahin gilt die KI-Verordnung in ihrer bisherigen Fassung.

Regelungsbereich Bisherige Fassung Nach Inkrafttreten des Omnibus
Hochrisiko nach Anhang III, in dem die Verordnung die Hochrisiko-Anwendungen auflistet 2. August 2026 2. Dezember 2027
Produktgebundene Hochrisiko-Systeme 2. August 2027 2. August 2028
Transparenzpflichten nach Artikel 50 2. August 2026 unverändert 2. August 2026
Maschinenlesbare Kennzeichnung für Systeme, die vorher am Markt waren 2. August 2026 2. Dezember 2026

Für kleine und mittlere Unternehmen sind zwei Punkte relevant. Erstens bleibt es in jedem Fall beim 2. August 2026 für die Transparenzpflichten, und darin stecken die Vorgaben, die Betreiber unmittelbar treffen. Der Omnibus ändert daran nichts. Zweitens wird Artikel 4 sprachlich abgeschwächt: Aus der Pflicht, ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen, wird die Pflicht, deren Entwicklung zu unterstützen. Juristisch ist das der Wechsel von einer Erfolgs- zu einer Bemühenspflicht. Bindend ist bis zum Inkrafttreten allerdings noch der ursprüngliche Wortlaut, und am praktischen Vorgehen ändert die Abschwächung ohnehin wenig.

Transparenzpflichten ab dem 2. August 2026: was gekennzeichnet werden muss

Artikel 50 der KI-Verordnung verlangt, dass Menschen erkennen können, wenn sie mit KI interagieren oder KI-erzeugte Inhalte vor sich haben. Ab dem 2. August 2026 ist das anwendbares Recht.

Chatbots und direkte Interaktion

Systeme, die unmittelbar mit Menschen kommunizieren, müssen offenlegen, dass es sich um KI handelt. Die Pflicht trifft in erster Linie den Anbieter des Systems. Sie entfällt, wenn es aus Sicht einer verständigen Person ohnehin offensichtlich ist. Für einen Betrieb mit Kundendialog auf der Website heißt das praktisch: nachsehen, ob der eingesetzte Dienst das kennzeichnet, und im Zweifel selbst einen Hinweis setzen.

Bilder, Audio und Video

Wer künstlich erzeugte oder manipulierte Bild-, Ton- oder Videoinhalte veröffentlicht, die echten Personen oder Ereignissen ähneln, muss das offenlegen. Diese Pflicht trifft den Betreiber. Sie betrifft auch KI-Avatare in Social-Media-Videos, sobald sie einem realen Menschen nachempfunden sind. Für künstlerische, satirische oder fiktionale Werke gilt eine abgeschwächte Form.

KI-erzeugter Text und warum Werbetexte nicht darunterfallen

Hier hält sich eine hartnäckige Fehlannahme. Die Offenlegungspflicht für KI-erzeugten Text gilt nicht für jeden Text, sondern für Inhalte, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren sollen. Zusätzlich entfällt sie, wenn der Text von Menschen geprüft wurde und eine Person die redaktionelle Verantwortung trägt.

Gewöhnliche Werbetexte, Produktbeschreibungen und Newsletter fallen damit nicht unter diese Pflicht. Anders sieht es aus, sobald Aussagen zu Gesundheit, Verbrauchersicherheit oder Nachhaltigkeit im Spiel sind. Wer Blogartikel mit KI vorbereitet und redaktionell prüft, braucht keine Kennzeichnung. Wer ungeprüfte KI-Texte zu Gesundheitsthemen veröffentlicht, hat ein Problem, und zwar nicht nur ein regulatorisches.

DSGVO im KI-Alltag: die Punkte, die tatsächlich zählen

Datenschutzrechtlich entstehen beim KI-Einsatz keine neuen Kategorien von Pflichten, sondern die bekannten in neuer Verpackung. Drei Punkte entscheiden im Alltag über fast alles.

Was nicht in ein KI-Werkzeug gehört

Der wirksamste Hebel ist der einfachste: weniger Daten hineingeben. Der Grundsatz der Datenminimierung aus Artikel 5 der DSGVO verlangt ohnehin, nur das zu verarbeiten, was für den Zweck nötig ist. Für eine Textverbesserung braucht kein Modell den vollen Kundennamen. Besonders geschützte Daten nach Artikel 9 der DSGVO, also etwa Gesundheitsdaten, gehören ohne gesonderte Prüfung überhaupt nicht in ein allgemeines KI-Werkzeug.

Auftragsverarbeitung und Datenübermittlung

Wer einen Dienst nutzt, der personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 der DSGVO. Die großen Anbieter stellen solche Verträge bereit, oft nur in den Geschäfts- und Unternehmenstarifen, nicht in kostenlosen Zugängen. Beim Datenfluss in die USA kommt die Frage der Übermittlungsgrundlage hinzu. Genau hier unterscheiden sich die Tarife der Anbieter stärker als in ihren Funktionen, was beim Vergleich der großen Sprachmodelle oft übersehen wird.

Auskunft, Löschung und Nachvollziehbarkeit

Betroffene können Auskunft und Löschung verlangen. Das setzt voraus, dass im Betrieb überhaupt bekannt ist, welche Daten in welchem System gelandet sind. Wer KI-Werkzeuge ohne Übersicht wachsen lässt, kann diese Anfragen nicht beantworten. Das ist im Alltag der häufigere Stolperstein als die spektakulären Fragen nach dem Modelltraining.

Marketing als Einstieg: wo die Pflichten zuerst sichtbar werden

Im Marketing wird der KI-Einsatz für die meisten Betriebe zuerst konkret, und damit auch die rechtliche Seite.

Drei Berührungspunkte tauchen fast immer auf. Erstens erzeugte Inhalte, also Texte, Bilder und Videos, und damit die Frage der Kennzeichnung nach Artikel 50. Zweitens Kundendaten in Werbekonten und im Kundenverwaltungssystem, sobald KI-gestützte Zielgruppenbildung oder automatisierte Auswertung ins Spiel kommt. Drittens Entwürfe, in die zur Personalisierung echte Kundendaten einfließen.

Beim Aufbau von KI-gestützten Workflows im Marketing entscheidet sich die datenschutzrechtliche Sauberkeit fast immer an einer einzigen Stelle: Wird mit echten Kundendaten gearbeitet oder mit anonymisierten Platzhaltern. Für Recherche, Entwürfe und Formatvarianten braucht es keine echten Namen. Wer das von Anfang an trennt, spart sich die meisten Folgefragen.

KI-Inventur: in fünf Schritten zum Überblick über die eigenen Systeme

Eine KI-Inventur ist die Bestandsaufnahme aller KI-Werkzeuge, die im Betrieb tatsächlich genutzt werden, einschließlich der Zugänge, die sich Mitarbeitende selbst eingerichtet haben. Sie ist die Grundlage für beide Regelwerke und in Beratungsmandaten der erste Schritt.

  1. Werkzeuge erfassen. Alle KI-Anwendungen auflisten, auch solche, die als Funktion in bestehender Software stecken, etwa in Kundenverwaltung, Buchhaltung oder Terminplanung.
  2. Nutzung klären. Wer arbeitet womit, in welchem Tarif, mit welchem Zugang. Kostenlose Privatzugänge im betrieblichen Einsatz sind der häufigste Fund.
  3. Datenfluss prüfen. Welche Daten gehen hinein, sind personenbezogene Daten darunter, liegt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor.
  4. Rolle bestimmen. Für jedes System die Frage beantworten, ob der Betrieb Anbieter oder Betreiber ist und welche Risikoklasse einschlägig ist.
  5. Regeln festhalten. Eine schriftliche Nutzungsrichtlinie, die sagt, welches Werkzeug wofür freigegeben ist und was nicht hineingehört, dazu ein Protokoll der Schulungen.

In der Beratungspraxis liegt der Aufwand dafür bei kleinen Betrieben typischerweise bei einem halben Tag. Das Ergebnis ist zugleich die Dokumentation, die beide Regelwerke voraussetzen, und die Grundlage dafür, KI von einzelnen Versuchen in belastbare Prozesse zu überführen.

Fazit

Für kleine und mittlere Unternehmen ist die rechtliche Lage übersichtlicher, als der Ton mancher Werbung vermuten lässt. Wer zugekaufte KI-Werkzeuge nutzt, ist Betreiber und landet fast immer in der Klasse mit begrenztem Risiko. Daraus folgen zwei Themen. Die KI-Kompetenz im Team ist seit Februar 2025 Pflicht, künftig als Bemühenspflicht. Die Transparenzpflichten greifen ab dem 2. August 2026, unabhängig davon, wann der Digital Omnibus in Kraft tritt. Auf der Datenschutzseite entscheidet vor allem, welche Daten überhaupt in ein Werkzeug gelangen.

Wer beides zusammen angeht, braucht keine zwei Projekte. Eine KI-Inventur, eine schriftliche Nutzungsrichtlinie und eine dokumentierte Schulung decken den praktischen Teil ab und machen das Team zugleich arbeitsfähig.

Darauf sind die Schulungen zur KI-Kompetenz nach EU AI Act zugeschnitten: Teams lernen den sicheren Umgang mit den Werkzeugen, die sie ohnehin nutzen, und die Teilnahme wird so dokumentiert, dass sie als Nachweis taugt. Für die rechtliche Bewertung des Einzelfalls, insbesondere bei Anwendungen im Hochrisiko-Bereich, gehört anwaltlicher Rat dazu.